Microsoft 365 dla firm: 10 funkcji wartych sprawdzenia w Twoim planie

Większość firm traktuje swoją subskrypcję Microsoft 365 jako po prostu drogi sposób na dostęp do Worda, Excela i skrzynki Outlook. Jeśli tylko do tego używa jej Twój zespół, prawdopodobnie nie wykorzystujesz jej możliwości.

Plany Microsoft 365 dla firm zawierają wiele aplikacji, a ich zakres zależy od planu. Podczas naszego doradztwa IT zdarza nam się spotykać firmy, które płacą za oprogramowanie firm trzecich (takie jak Zoom, Calendly czy Dropbox) do zadań, które może obejmować posiadana już licencja Microsoft. Zawsze sprawdź, w którym planie jest dana funkcja, zanim na niej polegasz.

Przyjrzyjmy się 10 ukrytym funkcjom w Twoim ekosystemie Microsoft 365, które mogą usprawnić operacje, zwiększyć cyberbezpieczeństwo i, tam gdzie to ma sens, obniżyć koszty subskrypcji. Zastępuj inne narzędzie tylko wtedy, gdy zamiennik spełnia Twoje wymagania.

---

Sprawdź, gdzie możesz płacić za dublujące się oprogramowanie

1. SharePoint Online (Twój centralny Intranet)

Przestań zapisywać dokumenty firmowe na lokalnych pulpitach lub płacić za drogą pamięć masową u innych dostawców. Z odpowiednim wsparciem IT SharePoint może zadziałać jako bezpieczny, centralny intranet dla całej organizacji. Pozwala budować niestandardowe biblioteki dokumentów z rygorystyczną kontrolą dostępu, zapewniając, że dane HR pozostaną tylko w dziale HR.

2. Microsoft Bookings

Nadal grasz w mailowego ping-ponga, próbując ustalić termin spotkania z klientem? Microsoft Bookings to bezpośrednia alternatywa dla narzędzi takich jak Calendly. Integruje się natywnie z Twoim kalendarzem Outlook, pozwalając klientom wybierać dostępne przedziały czasowe i automatycznie generując link do spotkania w aplikacji Teams. Plan: dostępne w Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium (Microsoft Learn: Bookings FAQ (EN))

3. Power Automate (Automatyzacja procesów)

Jeśli Twój zespół wciąż ręcznie przenosi załączniki z e-maili do folderów lub ręcznie wysyła powiadomienia na kanał Teams, gdy nowy lead wypełni formularz, potrzebujesz Power Automate. To narzędzie pozwala na budowę automatyzacji łączących aplikacje Microsoftu i ograniczanie powtarzalnych zadań. Plan: licencje Microsoft 365 zawierają prawa do korzystania z Power Automate, ale konektory premium wymagają osobnej licencji Power Automate (Microsoft Learn: Power Platform licensing FAQ (EN))

4. System telefoniczny Teams (Teams Phone)

Czy wiesz, że Microsoft Teams służy nie tylko do wewnętrznych rozmów wideo? Teams Phone pozwala pracownikom wykonywać i odbierać połączenia zewnętrzne z poziomu Teams i obsługiwać menu IVR. Wymaga osobnej licencji i rozwiązania do połączeń telefonicznych; w modelu Direct Routing jest to operator telefoniczny oraz kompatybilne urządzenie SBC lub usługa SBC. Plan: nie jest standardową częścią pakietów Business Standard i Premium; wymaga osobnej licencji Teams Phone i rozwiązania do połączeń (Microsoft: cennik Teams Phone (EN))

5. Microsoft Defender for Business

Jeśli korzystasz z planu Business Premium, masz dostęp do systemu wykrywania i reagowania na punkty końcowe (EDR) klasy korporacyjnej. Defender for Business aktywnie chroni urządzenia przed oprogramowaniem ransomware i atakami zero-day. Czy może on zastąpić Twój obecny antywirus, zależy od Twoich wymagań; zastępuj inne narzędzie tylko wtedy, gdy zamiennik je spełnia. Plan: zawarty w Microsoft 365 Business Premium; dostępny też jako osobna subskrypcja dla kwalifikujących się organizacji do 300 użytkowników (Microsoft Learn: Defender for Business (EN))

6. Microsoft Planner

Musisz zorganizować projekt? Microsoft Planner oferuje tablice w stylu Kanban, identyczne z rozwiązaniami z Trello lub Asana. Możesz przypisywać zadania, ustalać terminy i załączać pliki. Ponieważ jest to część M365, możesz zarządzać zadaniami bezpośrednio z poziomu kanałów w aplikacji Teams.

7. Microsoft Forms

Niezależnie od tego, czy musisz zebrać opinie klientów, przeprowadzić wewnętrzne badanie zadowolenia pracowników, czy stworzyć kwestionariusz onboardingowy – Microsoft Forms poradzi sobie z tym bez problemu. Zbierane odpowiedzi są automatycznie kompilowane do arkusza Excel, gotowe do natychmiastowej analizy.

8. Intune (Zarządzanie Urządzeniami Mobilnymi)

W dobie powszechnej pracy zdalnej, ochrona danych firmowych na prywatnych urządzeniach pracowników to absolutny priorytet. System Microsoft Intune (wymaga licencji Intune dla każdego użytkownika lub urządzenia) pozwala na wymuszanie polityk bezpieczeństwa. Jeśli pracownik zgubi telefon, możesz zdalnie wyczyścić na nim dane firmowe (np. aplikacje Outlook i Teams). Plan: wymaga licencji Intune dla każdego użytkownika lub urządzenia korzystającego z usługi (Microsoft Learn: Intune licensing (EN))

9. Zasady Dostępu Warunkowego (Conditional Access)

Zwykłe hasła już dawno przestały wystarczać. Dostęp warunkowy (Conditional Access) pozwala na konfigurowanie inteligentnych reguł logowania. Możesz na przykład całkowicie zablokować próby logowania do środowiska Microsoft 365, jeśli użytkownik znajduje się fizycznie poza granicami Wielkiej Brytanii, drastycznie zmniejszając ryzyko zagranicznego cyberataku. Plan: wymaga Microsoft Entra ID P1; klienci Microsoft 365 Business Premium mogą także korzystać z funkcji Conditional Access (Microsoft Learn: Conditional Access (EN))

10. Microsoft Loop

Bezpośredni konkurent popularnej aplikacji Notion. Microsoft Loop zapewnia elastyczne, interaktywne przestrzenie robocze do współpracy. Komponenty Loop (takie jak tabele, listy zadań czy dynamiczne notatki) można osadzić bezpośrednio w czacie Teams lub w treści wiadomości e-mail w Outlooku, a ich treść pozostanie zsynchronizowana w czasie rzeczywistym.

---

Biznesowe korzyści z profesjonalnego zarządzania M365

Wysokiej klasy dostawca usług Managed IT nie ogranicza się do odsprzedaży licencji. Konfiguruje środowisko Microsoft 365 tak, aby odpowiadało rzeczywistym potrzebom i sposobowi pracy Twojej firmy. Efektywne wykorzystanie możliwości M365 może przełożyć się na:

---

Często Zadawane Pytania (FAQ)